传承·分享

北京大学加拿大校友会

作者：魏伟(第三届高校联合春晚副导演、总策划)

2019多伦多中国高校联合春晚刚刚落幕，希望大家度过了一个难忘的夜晚。主办上千人的文艺晚会对包括我们在内的绝大多数校友会而言，都是一项艰巨的任务，尤其是考虑到几乎所有的组织者都是利用业余时间来策划和推进准备工作，常见的过程都不会一帆风顺。

我们一路走来，自己摸索、也从各兄弟校友会，获得了一定的经验和教训，为了让今后的主办方有一个更高的起点，我们愿意分享自己所有的经验和思考供参考，为中国高校联合春晚越办越好略尽绵薄之力。

千头万绪，很难简单概之，我们以回答关键问题的方式来总结。

知无不言、言无不尽。

 

核心·原点

1. 联合春晚的准备工作的核心是什么？

• 接下主办权之前，再三动员自己的理事会和执委会，某些重要function in need最好在自己的校友大群里动员、物色人选。如果没有充分动员的话，今后的准备工作会遇到难以想象的困难。
• 接下主办权之后：

          (1)  设立相应function和负责人，我们当时的架构设置是：

• 总指挥，最好是在校友会里有相当号召力、能推动各function协作而且推进工作进展、关键时刻需要扑火的人物，我们这次是校友会会长、副会长两人共同担当这个关键角色。
• 总策划，最好是有活动策划实际经验的校友，在文艺演出公司做策划是最完美的候选人，如果没有的话（很正常），在各行业做Marketing的人选也可以。或者热衷社区文艺表演、对社区活动有相当了解的校友也可以。
• 总导演， 最好是文艺圈里担当过导演的专业人士，如果没有的话（也很正常），热衷社区文艺表演、对社区活动有相当了解的校友也可以。
• 财务组负责人， 最好是在非盈利组织做财务工作的校友，如果没有的话（很正常），任何有财务背景的人选也可以考虑。
• 筹款组负责人，容易被忽略的function，其实很关键。最好是有在华人圈做Business Development或者Corporate Accounts Sales经验的校友，如果没有的话，有Business Sense而且擅长与人沟通的人选也可以。
• 会务组负责人，承担繁重任务的职位，如果找到有丰富社区活动经验的校友，现场工作事半功倍。

          (2)建立定期review各项工作进展的机制，随时根据实际情况调整所需人力、物力，我们当时是在每周四的夜间有电话会，由总策划负责。同时各个function可以根据自己情况安排各自的工作会议。

          (3)切忌每个function权责不分，最终的结果往往是要么一人身兼数职，一旦超负荷，会导致多项工作或者停滞、或者质量下降，尤其总策划和总指挥的职责必须分开；b.要么有的任务分工不清，最后实际上没人跟进，直到严重delay才被拾起。

2. 应该怎么激励大家一起努力办好春晚？

• 首先，任何义工组织都不是权力机构，没有实际意义上的上下级汇报关系，也没有资源给任何义工物质回报。
• 参与的义工绝大部分都有自己的全职工作，参与委实不易，所做工作应该得到尊重。
• 联合春晚其实是各个校友会的一个联谊会，应该鼓励各参会校友会的“众人拾柴”。

以上，是为了set the scene，因为这些基本常识得不到重视的话，很容易在组织过程中出现波折。

春晚的所有参与者都需要尽力营造团结、友善、积极和互助的氛围，总负责人需要在对内对外、各function间的沟通上花相当大的精力。

• 首先，一定要在每个function负责人位置上放合适的人：
  • 既要能在那个function独当一面，又要有相当的热情、时间和精力扛下核心工作。
  • 鼓励做真正的leader，想办法找资源，而且能鼓励、辅导团队做事，在团队成员有事无法及时完成任务的时候，能随时顶上去。
• 每个function的权责一定要分清楚，否则影响各自进度。不过这个很难一开始就完全定义清楚，可以在准备过程中摸索。
• 充分授权，不要过多干预各function的工作，也不要对此评头论足，影响义工团队的积极性。
• 勇担责任，各负责人应该有勇担责任的勇气，也应该营造这样的氛围，这样参与者才愿意放手推进工作。
• 准备工作时间紧、进展快，加上各义工都是以业余时间参与，很容易出现波折甚至纷争。一旦发生，不要评判动机、不要追责、不要上纲上线，而应该就事论事，以怎么更好完成任务为目标，尽快解决问题，同时安抚各方情绪。
• 对合作各方给予足够的尊重，对别人的付出应以感谢和鼓励为主。

 

场地·演出

1. 宴会场所不太适合文艺表演，语言类节目受影响尤其大，为什么不能选择演唱会常见的表演场地？

• 首先，高校联合春晚也是社区活动的一种，是大多数热心校友利用业余时间准备的迎春联谊活动，席间能自由地和分布于各处的校友、老友交流非常重要。
• 其次，常见的专业表演场地费用不菲，能容纳1000人左右的该类场地，以Sony Centre for the Performing Arts为例，费用大概是$10,000（不含任何餐点及茶水）。
• 如果使用常见的专业表演场地，演出公司往往需要start from scratch地布置舞台和影音设备，费用一般会在$50,000以上。
• 再次，如果聘请专业演员让大多数人觉得“只看表演、不聚餐”更物有所值，会进一步推高票价。

2. 我们校友会的节目非常棒，我们的演员也为此付出了很多心血，为什么不能让我们上台表演？

联合春晚的参会校友会有一百家左右，考虑节目总共时长已经两个半小时左右，30个节目已经是极限，为了让绝大部分参会校友会代表能有展现风采的机会，很多时候我们不得不有一些取舍。

3. 导演组选拔节目的标准是什么？

导演组选拔节目一定是希望优中选优，在选拔中以节目的质量为第一考虑因素。同时为了晚会能涵盖不同喜好的观众，也会尽量平衡各类节目的代表性，例如歌唱、舞蹈、戏剧、武术、地方特色之类。而且，考虑到有百家左右的校友会参与30个节目，为了不影响参会校友会的积极性，还会调整、合并部分节目，尽量让更多的校友会代表能一展英姿。

导演组的工作繁重、涉及面比较广，还请参与者尽量体量。

 

公关·筹款

1. 联合春晚的公关重点是？

联合春晚面向的人群（观众）主要是各校友会的代表，所以公关主题一般都是营造联谊、过年的温馨气氛。但是，因为是百余所高校校友会分100张桌位，桌位往往都是供不应求，这其实不是公关的难点。

真正的难点是公关赞助商，怎样让潜在赞助商明白联合春晚的价值，吸引投资或者追加投资。而且，除了指定筹款负责人以外，还应该给负责人配备团队或让他/她组建团队，必须保证有人以cold calls、拜访或者其他实际操作的方式保证相当的覆盖面。

2. 赞助商关注的重点是什么？

赞助商决策者关注的点往往是：

• 这次活动对他/她自己或者公司的业绩有没有促进?
• 所需要的赞助款是否在自己的预算以内？
• 这次活动的目标人群（客户）定位是否和公司的战略/服务一致？
• 活动的往年反馈怎么样？
• 活动的主办方的影响力和口碑如何？
• 决策者自己的偏好

不同赞助商会有不同的侧重点，但是最终的目标都是让自己的投资物有所值、吸引足够的关注度。按关注度由高到低排列如下：

• 晚会现场循环播放的video
• 晚会门票
• 晚会现场的展板
• 各类海报（电子版或纸质版）
• 各类电子文宣
• 晚会手册（节目单、活动介绍等）
• 是否可以在手提袋里加入自己的广告单页或者coupon

 

策划·宣传

1. 策划的第一步是什么？

主题。

主题其实是晚会的方向，和之后一切设计（节目、宣传）的原点。

建议以在校友大群里征集的形式进行，既能获得更多的idea，实际上也能更多地engage校友的参与度。因为准备时间有限，我们最后只在理事和执委会群里做了小范围的征集。

2. 晚会之前的策划有什么可做的？

策划并不仅仅是晚会现场的设计，在晚会之前几个月，就应该有相应的活动造势，吸引社会关注，配合筹款，以及“海纳百川”、吸引更多人才加入：

• 第一步，先做赞助商手册，内含简单的活动介绍（活动名称、性质、主办单位、参会人群、规模、影响力等等）+赞助商方案（冠名、钻石、白金、黄金、白银等）。供筹款团队使用。
• 制作第一期电子版晚会文宣，介绍活动名称、性质、主办单位、参会人群、规模、影响力等等，增加关注度。
• 准备和召开新闻发布会，介绍即将召开的晚会情况、主办方和已有赞助商信息。
• 定期release电子版文宣，保持话题热度，最好是每两三周一期。话题可以是排练花絮、准备工作进展、节目选拔进展、节日问候、重要通知，等等。
• 可以设计一些增加会前参与度的活动，例如小问题竞答、花絮照片汇总和竞赛等。
• 定期到各高校会长所在的春晚筹备群里互动

3. 宣传的具体工作有哪些，应该怎么安排？

因为席位有限，实际上列席联合春晚的只是上百家校友会里的小部分代表，绝大部分人群是通过联合春晚的宣传以及口碑来了解这次活动的，为了避免大家的“默默付出”最后只是一小群人的自娱自乐、或者本来是质素上乘的晚会“泯然众人矣”，宣传其实非常重要，而且人员配比也往往比想象的多，要求更高。

我们先简单列一下宣传的具体工作（也许有遗漏）：

• 赞助商手册

• 此次春晚简介-联合春晚网站
• 新闻发布会邀请函

• 新闻发布会背景
• 
• 新闻发布会新闻通稿
• N次联合春晚电子文宣，warming up

• 晚会纸质海报

• 晚会门票（入场券）

• 晚会会前动画设计（易企秀）

• 晚会现场背景展板

• 晚会现场签名板

• 晚会宴会厅室内悬挂背景
• 晚会参会政要邀请信
• 晚会手册

• 晚会开场或其他动画

• 晚会主屏

• 晚会发言嘉宾背景

• 晚会手提袋
• 晚会义工T恤衫
• 晚会新闻稿

4. 宣传需要的团队是什么样的？

• 有相当静态媒体设计能力的团队，包括海报、门票、展板、手册、邀请函等，最好是在各类设计Studio工作的专业设计人员，如果没有的话（很正常），在各行业做marketing、尤其是marketing communications的人选也可以。
• 有简单的动画设计能力的团队，能把静态媒体的素材转换成动画，最好是在各类设计Studio工作的专业设计人员，如果没有的话（很正常），在各行业做marketing、尤其是marketing communications的人选也可以。
• 能熟练管理微信公众号、网站内容更新的团队。
• 能熟练管理Facebook群组活动和宣传的团队，这点也往往最容易被忽视。怎样更好地吸引年轻校友参与校友会的活动，对几乎所有校友会都是一个关注的话题。其实很多年轻校友、尤其是还在念书的校友，使用Facebook的频率是非常高的。至于年轻校友社交的其他的方式和媒介，是另外的话题，不展开探讨。
• 能熟练使用各类IT工具实现各类需求的团队，例如在线报名、二维码生成等。

5. 广告商的选择？

展板多大尺寸、用什么材质、什么风格常见、有什么设计细节需要注意？各类纸质印刷品常见尺寸、用什么纸、什么风格常见、有什么设计细节需要注意？门票怎么设计、正反面有什么要求、需不需要打孔、需不需要和怎么放抽奖用的桌号？室内宣传板是放地上的好还是挂墙上的好？所有文宣的价格怎么样？last minute临时调整设计的响应能力？。。。可以轻易把这些问题清单扩展到50个。

好的广告商能让主办方事半功倍。我们当初选择广告商的思路是：

• 至少三家以上报价（同样尺寸、材料、印数等等）
• 比对各家以往设计、制作的作品
• 调研行业口碑，通过合作过的校友企业或者客户基础怎么样或者网络检索结果
• 和各广告商owner接触下来的判断

6. 晚会现场的设计重点在哪？思路有哪些？

• 所有的元素都应该围绕着当届春晚的主题来设计
• 过年的晚会一般都是以喜庆的红色为主，尤其是在设计能力不足以hold住其他颜色的时候，用红色不容易出错
• 最理想的话，宴会厅内外所有的背景保持一致风格，如果不行的话，那也应该宴会厅厅内、厅外分别保持一致
• 签名板设计一定要尽量放上所有正式（官方）报名的校友会的校徽，而且从大多数校友的接受度出发，强调尽量是学校的校徽，而不是自行设计的校友会会徽
• 舞台设计和搭建由演艺公司和钓鱼台负责
• 舞台的灯笼之类的装饰由钓鱼台免费提供

7. 晚会流程、环节的设计关键点有哪些？思路应该是什么样的？

主要的流程就是：

• 签到、领资料
• 门票存根留作抽奖用
• 参会者自由活动、留影纪念（1小时左右）
• 循环播放会议主屏和赞助商宣传video（1小时左右）
• 开场动画（可选）（30秒到60秒）
• 主持人致开幕词（最好各主持人一分钟以内，最好相互配合）
• 主办方发言（简短、致谢、点主题、贺新春，其他风格自定）
• 政要发言（时长根据晚会总时长以及节目总时长而定）
• 节目开始
• 抽奖环节
  1. 节目多的时候，尽量减少抽奖环节，两三个即可，不干扰节目进度
  2. 同一类的奖品可以放在一个抽奖环节里
  3. 大奖放最后
• 晚会主办权交接仪式
• 晚会结束致辞
• 《难忘今宵》（可选）

 

会务·后勤

1. 晚会前报名应该怎么做？

报名顺序将影响最终选择桌位的优先顺序，所以应该以公开、公正、透明的方式进行，接受监督和质疑。

• 谁先报名，谁优先选桌
• 报名的先后应该以交费顺序为准
• 交费应该以在线公示的方式公开，以供监督
• 桌位分布图应该公示，方便选桌
• 选桌的整个过程应该在所有学校代表所在的春晚筹备群里公开、透明进行

2. 究竟是电子票还是纸质票？最好在什么时候发放？

电子票的优点是不用印刷，容易发放，缺点是很难控制传播、可能出现超出报名人数的持有者，对当晚入场和抽奖控制都有一定潜在风险。

纸质票的优点是容易控制传播，一人一票，而且票根上票号方便抽奖，缺点是需要纸质印刷，而且需要in person地领票。

3. 门票最好在什么时候发放？

最常见两个发放时间供选：

• 各校友会报名交费的同时，优点是程序简单，一手交钱一手交票，缺点是无法加上后期赞助商信息（很多赞助商都是后期加入），而且很可能失去门票票面赞助商的支持。
• 最后一次彩排的时候，优点是可以加上完整的赞助商信息以示尊重，并且有充裕的时间设计与其他文宣风格保持一致，缺点是给各校友会的门票领取和进一步发放造成一定困难。

4. 晚会现场会务工作的重点有哪些？

现场的会务工作其实是非常琐碎但是繁重的，劳力伤神，非常需要经验丰富又愿意无私奉献的团队。

• 参照往届分工和小组/成员分配
• 安排专门团队与导演组衔接
• 迎宾前的准备要合理安排、分配好时间、人力和工作量，避免人流高峰到来时措手不及
• 尽量减少不必要的工作量，例如桌牌的制作可以充分利用场地自带的，除非有广告需求

5. 会务组应该怎么分工？人员配比怎么样？

• 票务及桌位资讯，负责分发门票（给部分还未领票的校友会）和核实桌位信息，1人
• 会场及餐桌布置，负责桌号是否摆放就绪、是否与最开始的桌位分布图一致，3人
• 前台袋装准备，负责将晚会手册、广告单页、coupon放入手提袋，10~12人
• 导演组对接，在舞台旁演员入口疏导演员出入，与导演组对接，3人
• 迎宾组，前台接待、收门票票根、发放晚会package，6人
• 签名墙引导，在签名墙处疏导宾客以及接待，引导观众入场，3人
• 舞台处，负责维持舞台前秩序，协助主持人抽奖，4人
• 后勤，负责物资、义工胸牌准备、后勤、义工导演组盒饭，3人
• 摄影，负责拍照、录像，4人

 

本想寥寥数语与各位分享，不料却累牍至此。而且，到后来已经很难分清是经验多一些还是教训多一些。我们愿意坦诚相待，与兄弟姐妹校友会们继续同舟共济、共同进步。

如果今后主办方在准备过程中需要借鉴我们为联合春晚制作过的资料，请通过北京大学加拿大校友会的官方邮箱（见下）联系。

北京大学加拿大校友会

2019年1月22日

网址：www.pkua.ca

邮箱：pkuca@pku.edu.cn

 

 

 

隐在灯后，温暖地笑

他们或面目模糊、不喜聚光灯，他们或默不作声、事了拂尘去。但是，他们不应该只是一个标签 – “义工群体”，他们其实可以是我们每一个人，他们是我们心中慢慢汇聚起来的善意、坚定和那么一点点“无私”的理想主义。

他们有的担当导演重任，精心挑选、悉心指导、心力交瘁地调整节目，挖空心思尽量让更多人有自己的舞台；

他们有的负责策划和宣传，一周复一周的例会、一次又一次地看场地、一层又一层地渲染设计、一遍又一遍地推倒重来；

他们有的负责公关筹款，不停地见不同的人、听不同的需求，既尊重大家的声音，又坚守主办方的原则；

他们有的承担繁重会务工作，报名、收费、唱票、排桌、协调、召集、分配，紧张有序、举重若轻；

他们有的在关键的最后关头加入我们，冒着严寒在大门口整合材料、签到、领奖和协调候场演员，雪中送炭。

他们有人圣诞节呆坐家中，纷纷扰扰中苦闷对饮；他们有人在晚会前要求取消答谢自己的环节，因为节目多、时间紧；他们有人在转发晚会成功的报道时，特意选择抹去自己名字的那一版。

他们的精神，才是联合春晚传承下来、也还将传递下去的烛火。

是他们，让点点微弱的光汇聚起来，让自己面目渐渐清晰了起来，让正直的人无法回避。

是他们，让我们第一次这么正式、这么认真地致谢。

 

感谢所有为2019多伦多中国高校联合春晚

付出努力的义工群体